Właściciele firm, którzy przywiązują dużą wagę do swojego czasu i spokoju, często wybierają usługi outsourcingu płac. Dzięki partnerstwu z dostawcą kompleksowych usług większość ich obowiązków związanych z płacami – obliczanie wynagrodzeń, potrącenia i depozyty podatkowe, sprawozdawczość itp. – jest wykonywana za nich. Outsourcing stanowi kluczową część międzynarodowej strategii biznesowej. Chociaż wiele różnych procesów biznesowych można zlecić na zewnątrz, płace, jako podstawowy proces biznesowy, są często zlecaną funkcją — szczególnie w przypadku większych organizacji, jak i małych start-upów.
Co to jest outsourcing płac?
Typowa firma ma szereg usług, funkcji i procesów. Niektóre z nich będą dotyczyć konkretnej branży (np. tylko firmy mające kontakt z klientem będą miały dział obsługi klienta). Ale są pewne procesy, które mają zastosowanie w każdej firmie: każda firma, która zatrudnia pracowników, ma proces płacowy. Procesy te mogą być przeprowadzane w dziale wewnętrznym lub przez firmę zatrudnioną z zewnątrz. Kiedy firma zawiera umowę z osobą trzecią na świadczenie usługi, nazywa się to outsourcingiem. Outsourcing płac jest jednym z najczęstszych rodzajów outsourcingu procesów biznesowych. Możliwe jest również posiadanie modelu hybrydowego, w którym niektóre funkcje są realizowane wewnętrznie, a niektóre są realizowane przez stronę trzecią. Jest to czasami nazywane „współsourcingiem płacowym”. Outsourcing płac może być wykonywany przez firmę księgową, specjalistyczną firmę płacową lub dostawcą outsourcingu płac. Outsourcing płac może mieć miejsce w kraju (przetwarzanie płac w kraju) lub za granicą (przetwarzanie płac w skali globalnej).
Jakie funkcje oferują dostawcy outsourcingu płac?
Dostawcy outsourcingu płac, którzy posiadają wiedzę i technologię niezbędną do uzyskiwania dokładnych i terminowych wyników, zazwyczaj oferują następujące kluczowe funkcje:
- Przetwarzanie listy płac, które w razie potrzeby integruje się z systemem księgowym
- Rozliczenie podatku od wynagrodzeń
- Samoobsługa pracownika zawsze i wszędzie, z dowolnego urządzenia
- Opcje wynagrodzenia pracownika, w tym bezpośrednie wpłaty i karty płatnicze
- Przetwarzanie na koniec roku, w tym zeznania płacowe i podatkowe
- Płace i raportowanie niestandardowe
- Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
- Raportowanie nowych pracowników
- Dostępna obsługa klienta
Outsourcingu płac – zalety
Oszczędność czasu
Niezależnie od tego, czy masz 10, czy 100 pracowników, przetwarzanie listy płac wymaga znacznej ilości czasu i uwagi. A w końcu czas to pieniądz. Kiedy pracodawcy przekazują obowiązki listy płac do firmy zewnętrznej, często mają więcej czasu na skupienie się na innych inicjatywach ważnych dla rozwoju ich firmy, takich jak rozwój produktu, obsługa klienta i sprzedaż.
Oszczędność kosztów
Outsourcing płac często pozwala zaoszczędzić pieniądze firmom w porównaniu z koniecznością realizacji zadań we własnym zakresie. Przetwarzanie listy płac oznacza inwestowanie w niezbędny sprzęt komputerowy, oprogramowanie do obsługi listy płac lub księgowości oraz zapewnianie szkoleń pracownikom w celu zapewnienia prawidłowego przetwarzania listy płac. Ponadto pracodawcy muszą być na bieżąco ze zmianami w przepisach podatkowych, kadrach i terminach księgowych. Przeoczenie tych spraw może być kosztowne i narazić firmę na dodatkową odpowiedzialność.
Minimalizacja błędów płacowych
Dostawcy listy płac automatyzują wiele pracochłonnych aspektów obsługi payroll, zmniejszając w ten sposób błędy, które często wynikają z ręcznych obliczeń i wprowadzania danych.
Zgodność z przepisami prawa
Jednym z najbardziej zniechęcających zadań dla małych, średnich i dużych przedsiębiorstw jest przestrzeganie przepisów ustawowych, wykonawczych i obowiązkowych zasad, zwłaszcza gdy w grę wchodzą zagraniczne usługi. Wymagania prawne i dotyczące zgodności płac są często złożone. Sytuacja staje się jeszcze bardziej skomplikowana, gdy firma działa na arenie międzynarodowej. Zlecając obsługę płac zaufanemu dostawcy, możesz przekazać to zadanie firmie, która zna się na lokalnych, regionalnych i krajowych przepisach i regulacjach. Możesz uniknąć kar lub niepotrzebnych audytów. Czołowy dostawca usług płacowych zapewni, że Twój proces płacowy jest zgodny z obowiązującymi przepisami i zapewni dobrą znajomość przepisów dotyczących płac.
Bezpieczeństwo
Zlecenie obsługi płac renomowanemu dostawcy, który inwestuje w najnowocześniejszą technologię i ma nadmiarowe kopie zapasowe oraz wiele lokalizacji serwerów, może pomóc pracodawcom w ochronie ich poufnych danych.
Ułatwienie samoobsługi pracowniczej
Płace z pełnym zakresem usług zazwyczaj umożliwiają pracownikom przeglądanie informacji o ich wynagrodzeniu, rejestrowanie godzin pracy i zarządzanie potrąceniami – wszystko z urządzenia mobilnego.
Priorytetyzacja podstawowej działalności
Płace raczej nie są podstawową funkcją Twojej firmy. Ponieważ jest to funkcja niepodstawowa, każdy czas i zasoby, które jej poświęcisz, oznaczają mniej czasu, który musisz skupić na działaniach generujących przychody. Zatrudniając eksperta kontrolującego listę płac za Ciebie, możesz lepiej wykorzystać swój czas w obszarach ściślej związanych z podstawową działalnością lub centrami przychodów, takich jak obsługa klienta, sprzedaż i marketing.
Dostęp ekspercki
Współpraca z zewnętrznym dostawcą usług płacowych oznacza, że zyskujesz dostęp do ich wieloletniego doświadczenia i znajomości przepisów prawa. Zewnętrzni dostawcy usług płacowych zatrudniają osoby, które mają dogłębną wiedzę na temat przepisów i regulacji dotyczących wynagrodzeń, w tym złożonych kwestii podatkowych.
Jak wybrać dostawcę do outsourcingu płac?
Wiedza, na co zwrócić uwagę u dostawcy pełnej obsługi płac, może pomóc w płynnym przejściu, zminimalizować zakłócenia dla pracowników i zachować spokój ducha. Oceniając potencjalnych partnerów, pracodawcy zazwyczaj postępują zgodnie z następującymi krokami, aby zapewnić sukces outsourcingu płac:
- Określ wymagania
- Oceń historię dostawcy
- Znajomość prawa pracy
- Recenzje
- Bezpieczne wpisowe dla interesariuszy
Po co zlecać płace firmie Payroll.pl?
Pracodawcy, którzy zlecają Payroll swoje płace, otrzymują jedne z najbardziej kompleksowych usług na rynku i pewność, że ich firma jest chroniona. Firma pomaga klientom przestrzegać przepisów i podatków od wynagrodzeń, bez konieczności zatrudniania działu wewnętrznego, który jest kosztowny. Oto, czego pracodawcy mogą oczekiwać od usług outsourcingu płac:
- Szybkie i bezbłędne przetwarzanie płac
- Podatki naliczane, odliczane i płacone automatycznie
- Sprawozdawczość kwartalna i roczna (lub wedle umowy)
- Administracja roszczeniami z tytułu ubezpieczenia na wypadek bezrobocia
- Aplikacje samoobsługowe przyjazne dla urządzeń mobilnych
- Zintegrowane możliwości śledzenia czasu pracy.